Заполнение параметров субъектов
Содержание. 1. Общие положения. 1.1. Требования к квалификации. 1.2. Документация. 2. Должностные обязанности. 2.1. Владелец бизнес- процессов.
Процессы, Список процессов, исполнителем, владельцем или участником которых Положение о подразделении Должностная инструкция, 1.3.
Дать однозначное определение понятия «ответственность» невозможно. В рамках концепции менеджмента качества правильно будет исходить из принципов этики («8 этических принципов бизнеса»). В этом контексте модная сейчас Википедия даёт такое определение : «Ответственность: это определённость, надёжность, честность; это осознание и готовность признать себя причиной своих поступков; это готовность действовать рационально для блага людей. Ответственность - это не вина, это уверенность. Ответственность, скорее, включает в себя личную подотчетность, и способность действовать в рамках этических норм на благо себя и окружающих». Рискну пересказать это применимо к менеджменту качества. Ответственность – это совокупность действий, которые сотрудник считает для себя необходимым исполнять установленным образом. Для реализации совокупности ответственности («ответственностей» - как-то не звучит) сотруднику необходима совокупность ресурсов, которая объединена в понятие «полномочия». Ответственность и полномочия – понятия разные, но существуют только вместе. Когда на сотрудника возлагают дополнительную ответственность, в тот же момент ему должны быть предоставлены и соответствующие дополнительные полномочия. В рамках нашей темы понятия ответственность и функциональные обязанности – это синонимы. В таком случае полномочия – это не только ресурсы, но и возможность этими ресурсами, в том числе и административные ресурсы, воспользоваться. Сначала давайте познакомимся с требованиями международного и российского стандартов: ISO 9001:2008: « Top management shall ensure that responsibilities and authorities are defined and communicated within the organization », в переводе на русский язык: «Высшее руководство должно обеспечить, чтобы ответственности и полномочия были определены и доведены до персонала организации». ГОСТ Р ИСО 9001-2008: «Высшее руководство должно обеспечивать определение и доведение до сведения персонала организации ответственности и полномочий» Одним из самых распространённых заблуждений является решение начинать внедрение СМК с разработки документов «Должностная инструкция». Забегая вперёд, поясню, что разработку должностных инструкций, если решено их создавать, лучше делать в самом конце разработки и внедрения СМК. Существенная оговорка : для должностей, связанных с работой во вредных и опасных условиях, должностная инструкция является документом обязательным, но это требование исходит не из Трудового Кодекса, а из других документов. Ответственности и полномочия могут быть доведены до работника различными способами, например: В реальной жизни в результате стихийного развития предприятия многие процессы протекают через несколько отделов. Иначе говоря, процесс поддерживается ресурсами нескольких отделов. В этом случае владельцем процесса становится руководитель того отдела, на базе которого протекает большая часть отдела, либо владельца назначают административно, либо какой-то человек, обладая процессным чутьём и природной ответственностью, сам берёт управление процессом в свои руки, становится «идеологом» процесса». Бывает ситуация «один процесс – один владелец». Бывает, что один человек является владельцем сразу нескольких процессов – в этом нет ничего страшного. Это повод задуматься, а нельзя ли изменить процессную модель предприятия и объединить некоторые процессы. Однако, такое совмещение не должно создавать конфликта интересов. Например, владелец процесса «Производство» и владелец процесса «Технический контроль» не могут быть совмещены в одном лице. 5.5.2 Представитель руководства Представитель руководства по качеству (ПРК) – это не должность, а общественная миссия. Такой должности в штатном расписании не должно быть. И не надо возлагать на ПРК несвойственные ему функции, например, визировать документы перед их утверждением. Это – прерогатива должностных лиц – директор по качеству, заместитель директора по качеству, руководитель службы качества и т.п. ПРК – это «совесть» предприятия, это представитель интересов клиента на предприятии. На военных предприятиях существуют «Военпреды» - это и есть «Представители военного заказчика». Функции ПРК обычно исполняет член высшего руководства или «высшего менеджмента» предприятия. В Стандарте это не установлено, но считается хорошей практикой, если решение о назначении ПРК документировано – в форме приказа по предприятию или просто указано в Руководстве по качеству. Кстати, то же касается понятия «высшее руководство». В трудовом законодательстве такого понятия не существует. Но мы понимаем, о ком идёт речь. Это люди, которые вне зависимости от названия их должности, оказывают влияние на политику предприятия по всех сферах и обладают достаточным ресурсом для этого. Иногда, особенно, на небольших предприятиях, функцию ПРК исполняет сам руководитель предприятия – это не желательно, но допустимо. Раньше я ещё добавлял, что ПРК должен хорошо знать предприятие, пользоваться уважением в коллективе. Да, в идеале это так. Но реалии нынешнего бизнеса с быстрой сменой руководства показали, что для ПРК это не обязательно. Есть примеры положительных быстрых перемен, когда предприятия попадают в руки грамотных управленцев. И тогда можно порадоваться за будущее этих предприятий. Но иногда, к сожалению, бывает наоборот, когда предприятие попадает в руки людей, не вовлечённых в процесс менеджмента, или разуверившихся на примере формально существующих систем менеджмента. Тогда роль ПРК обнуляется, а работникам службы качества можно только посоветовать быстрее поменять работу. У ПРК обычно имеется три функции, они установлены Стандартом, я вольно пересказываю его сухие строчки: Оперативные совещания различного уровня. Полезно разделять совещания на две группы: производственные – где обсуждаются текущие вопросы выполнения плана, , и совещания по качеству, где обсуждаются причины невыполнния плана, причины брака, плохое взаимодействие между подразделениями и т.п. Внутренний (корпоративный) сайт предприятия. «Доски качества» в центральном офисе фирмы, в цехах и в зонах, доступных клиенту. Внутризаводские газеты Система передачи текущей информации на бумажных и электронных носителях. Средства для распространения данных о выполнении плана либо о проблемах - общедоступные либо с управляемым доступом.
А согласится ли владелец "выстраданных" работающих должностных. процесса является частью должностной инструкции владельца процесса.
В Табл. 1 - Табл. 4 приведены основные параметры, которые необходимо заполнить для получения документов, регламентирующих деятельность подразделения и его сотрудников. Для получения подробных документов "Положение о подразделении" и "Должностная инструкция" необходимо детально описать модель бизнес-процессов и назначить владельцев, исполнителей и участников выделенных процессов. При проектировании системы управления компании модель бизнес-процессов формируется постепенно в течение длительного времени. При необходимости получить заполненные документы, регламентирующие деятельность подразделений и сотрудников, уже на начальном этапе проектирования системы управления компании рекомендуется использовать параметры "Задачи" и "Функции" подразделения и параметры "Обязанности" и "Ответственность" должности. Данные параметры предназначены для хранения статической информации, которая выводится в регламентирующую документацию. По мере формирования модели бизнес-процессов и назначения владельцев, исполнителей и участников выделенных процессов в регламентирующую документацию будет добавляться всё больше деталей о задачах, функциях, обязанностях и ответственности должностей и подразделений из модели, и статическую информацию из параметров можно будет удалять. Описание параметров, заполняемых в Окне свойств субъекта, приведено в Табл. 1. Описание Регламентирующие документы, в которых используется Разделы документов Название Наименование субъекта. Используется во всех регламентирующих документах. Используется во всех разделах регламентирующих документов. Параметры подразделения Перечень параметров подразделения, приведен в Табл. 2. См. Табл. 2. См. Табл. 2. Параметры должности Перечень параметров должности, приведен в Табл. 3. См. Табл. 3. См. Табл. 3. Процессы Список процессов, исполнителем, владельцем или участником которых является субъект. Используется во всех регламентирующих документах. Используется во всех разделах регламентирующих документов. Сотрудники Список сотрудников (физических лиц), поставленных в соответствие субъекту. Должностная инструкция Лист ознакомления Нормативно-справочные документы Список документов, которыми должен руководствоваться субъект дополнительно к документам, указанным в модели бизнес-процессов. Положение о подразделении Должностная инструкция 1.3. Документация Субъекты Все субъекты, входящие в состав текущего субъекта в том случае, если тип субъекта "Роль" (Табл. 4). См. Табл. 4. См. Табл. 4. Разделы документов Обязанности В данном параметре указываются дополнительные должностные обязанности, не отраженные в модели бизнес-процессов. Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка. Должностная инструкция 2.4. Прочие обязанности Ответственность Ответственность должностного лица - дополнительная к той ответственности, которая указана в модели бизнес-процессов и в шаблоне документа "Должностная инструкция". Текст должен начинаться с прописной буквы и являться продолжением фразы "Субъект несет ответственность за …". В конце ставится точка. Должностная инструкция 5. Ответственность Права Права - дополнительные к тем правам, которые указаны в шаблоне документа "Должностная инструкция". Текст должен начинаться с прописной буквы и являться продолжением фразы: "Субъект имеет право …". В конце ставится точка. Должностная инструкция 4. Права Порядок назначения и освобождения Порядок назначения и освобождения на должность и освобождения от занимаемой должности - заполняется и выводится в "Должностную инструкцию" вместо стандартной формулировки, используемой в шаблоне документа, в случае нестандартного порядка назначения на должность и освобождения от должности. Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка. Должностная инструкция 1.1. Общие положения Порядок замещения Порядок замещения должности другим сотрудником - заполняется и выводится в "Должностную инструкцию" вместо стандартной формулировки, используемой в шаблоне документа, в случае нестандартного порядка замещения. Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка. Должностная инструкция 1.1. Общие положения Квалификационные требования Перечень квалификационных требований. Список квалификационных требований должен быть маркирован. Текст должен начинаться с прописной буквы. В конце ставится точка. Должностная инструкция 1.1. Требования к квалификации Материально ответственное лицо Параметр заполняется для указания того, что данное должностное лицо является материально ответственным. Параметр типа "логика". Для того чтобы указать, что лицо является материально ответственным, в параметре ставится галочка. Должностная инструкция 5. Ответственность Замещающий Субъект, замещающий должностное лицо - заполняется и подставляется в стандартную формулировку, используемую в шаблоне "Должностной инструкции". Параметр представляет собой ссылку на объект справочника "Субъекты". Должностная инструкция 1.1. Общие положения Категория Категория должности (например, рабочие, служащие, руководители и т.д.). Параметр представляет собой ссылку на объект справочника "Категории должностей". Должностная инструкция 4. Права (в зависимости от выбранной категории выводится абзац с перечнем соответствующих прав) 5. Ответственность (в зависимости от выбранной категории выводится абзац с соответствующими пунктами ответственности) Положение о подразделении 2.2. Штатная численность Всего ставок Количество ставок должности по штатному расписанию. Параметр представляет собой числовое значение. Положение о подразделении 2.2. Штатная численность
